מנהלת משאבי אנוש מקבלת הודעה מהמנכ"ל שבוע וחצי לפני הרמת הכוסית השנתית: "תדאגי שיהיה משהו מיוחד השנה, לא כמו כל שנה". והיא יושבת מול המסך ומנסה להבין מה זה בכלל אומר "מיוחד". רגע ההתלבטות הזה חוזר על עצמו בכל חברה, גדולה כקטנה, כי אף אחד לא באמת מלמד איך בוחרים תוכן לאירוע כזה.
הרמת כוסית היא לא ערב גיבוש ולא מסיבת חברה רגילה. יש בה רגע רשמי, יש בה נאומים, יש בה עובדים שכבר שמעו את אותם דברים בדיוק בשנה שעברה. השאלה שמנהלת האירוע צריכה לשאול את עצמה היא לא "מה יצחיק" אלא "מה יגרום לאנשים לזכור את הערב הזה בכלל".
יש כאן גם עניין של קהל מעורב – עובדים בכירים לצד עובדים חדשים, אנשים שמכירים אחד את השני עשרים שנה לצד מי שהצטרף החודש. תוכן טוב להרמת כוסית צריך לדבר לכולם בו זמנית, בלי לבייש אף אחד ובלי להשתעמם.
למה תוכן רגיל מרגיש שקוף
הבעיה הכי נפוצה בהרמות כוסית היא לא חוסר מאמץ, אלא חזרתיות. אותו DJ, אותה קייטרינג, אותו נאום מנכ"ל שמתחיל ב"שנה מאתגרת עברה עלינו" ומסתיים ב"תודה לכל הצוות המדהים". העובדים כבר יודעים בעל פה איך זה ייראה, ולכן הם מגיעים בלי ציפייה אמיתית.
זה לא אומר שצריך לזרוק את המסורת מהחלון – הנאום חשוב, הקייטרינג חשוב. אבל כדאי לחשוב על נקודת שיא אחת בערב שתשבור את השגרה. משהו שיגרום לעובד לספר לבן או בת הזוג בבית "לא תאמין מה קרה היום בעבודה".
פה בדיוק נכנס התוכן "השונה" אמן חושים להרמת כוסית הוא בידור שעונה על כל הציפיות יחד.
במופע של שרון בגדדי אפשר ליהנות מתוכן חווייתי מלא בבידור והיתרון שלאורך כל המופע שרון משתף המון מתנדבים על הבמה גם כאלה שבדר"כ אינם נוהגים להשתתף,הם מרגישים בעצמם צורך להצביע ולעלות לבמה ולחוות קטעים בלתי מוסברים
מה הופך רגע לבלתי נשכח
יש הבדל גדול בין בידור שמשעשע לרגע לבין חוויה שנשארת. ההבדל הוא מעורבות. כשקהל רק צופה, הוא זוכר פחות. כשקהל משתתף, ולו לרגע קצר, הזיכרון נחקק אחרת לגמרי.
זו הסיבה שמופעים אינטראקטיביים עובדים כל כך טוב באירועי חברה. כשמישהו מהקהל – נניח סמנכ"לית הכספים שכולם מכירים כרצינית מדי – עולה לבמה ופתאום שרון מגלה מה תאריך הלידה שלה והמזל האסטרולוגי שלה. שאף אחד לא ידע, כל החדר נזכר בזה. זה לא רק בידור, זה יוצר שיחה משותפת שממשיכה גם למחרת ליד מתקן הקפה.
אינטראקציה שלא מביכה
הפחד הכי גדול של מארגני אירועים הוא שהתוכן ה"אינטראקטיבי" יביך מישהו על הבמה. זה חשש לגיטימי, וזו בדיוק הסיבה לבחור באנשי מקצוע שיודעים לקרוא קהל ולשמור על כבודו של כל מי שמשתתף. מנטליזם, למשל, עובד היטב דווקא כי הוא חושף דברים מפתיעים ומצחיקים בלי לפגוע באף אחד – האפקט נוצר מהפליאה, לא מהבושה.
מה חשוב לבדוק לפני שסוגרים תוכן
לפני שמזמינים כל תוכן להרמת כוסית, כדאי לבדוק כמה דברים פשוטים. כמה זמן אמור לארוך הקטע, האם הוא מתאים למספר האנשים בחדר, והאם הוא דורש הכנה מיוחדת מהצוות הטכני של האולם. אירוע עם שלוש מאות עובדים דורש התייחסות שונה לגמרי מערב אינטימי של עשרים איש בחדר ישיבות.
התקציב לא חייב להיות המכשול
יש נטייה לחשוב שתוכן איכותי להרמת כוסית עולה הון תועפות, ולכן חברות רבות מוותרות מראש ומסתפקות בברירת מחדל. בפועל, יש טווח רחב של אפשרויות, ולפעמים דווקא קטע ממוקד וקצר בתוך ערב עמוס משיג יותר מהופעה ארוכה ומתישה.
השאלה הנכונה היא לא "כמה זה עולה" אלא "מה יחס הרושם למחיר". קטע של 45 דקות שכל החברה מדברת עליו שבוע אחרי, שווה יותר מהופעה של שעתיים שנשכחת עד הבוקר. כדאי לבקש מנותני שירות שונים הצעות עם פירוט של אורך, תוכן והתאמה לקהל, ולהשוות לא רק מחיר אלא ערך.
איך שומרים על הטון הרשמי בלי לאבד את הכיף
הרמת כוסית עדיין נושאת בתוכה רכיב ארגוני – מסרים על השנה שהייתה, תודות, לפעמים גם הכרזות על שינויים. תוכן הבידור צריך לדעת "לשבת" סביב הרגעים האלה, לא להתנגש בהם. תזמון הוא קריטי: קטע בידורי חזק שמגיע רגע אחרי הנאום הרשמי, כשהאנרגיה עדיין גבוהה, עובד הרבה יותר טוב מאשר קטע שנדחס באמצע דברי המנכ"ל.
מומלץ לתאם מראש עם נותן השירות את סדר היום המדויק של הערב, כולל מי מדבר מתי ומתי מוגש האוכל. אמן מנוסה, כמו שרון בגדדי ובאתר שלו יידע להציע גם את נקודת הכניסה הנכונה בתוך התוכנית ולא רק את התוכן עצמו.
מה לשאול לפני שסוגרים הזמנה
לפני שחותמים על ספק לתוכן אירוע הרמת כוסית, כדאי לשאול על ניסיון קודם עם קהל דומה, לבקש להבין איך נראית ההכנה מצד החברה, ולוודא שיש גמישות אם משהו משתנה ברגע האחרון – אולם קטן יותר, קהל שמגיע פחות, שינוי בלוח הזמנים. ספק מנוסה כבר נתקל בתרחישים כאלה ויודע להתאים את עצמו בלי לאבד את איכות החוויה.
כדאי גם לברר אם יש התאמה לחברות עם דרישות מיוחדות, כמו גופים ציבוריים שצריכים ספק מורשה, או חברות בינלאומיות שמארחות אורחים דוברי אנגלית. שאלות כאלה, שנשמעות טכניות, בסוף חוסכות הפתעות לא נעימות בערב עצמו.
בסוף היום, תוכן טוב להרמת כוסית לחברה הוא לא עניין של תקציב גדול או שם מוכר, אלא של הבנה מדויקת מי יושב בחדר ומה יגרום להם להישאר עם חיוך גם בדרך הביתה. מי שבוחר מתוך המקום הזה, כמעט תמיד יוצא עם ערב שאנשים עוד מדברים עליו הרבה אחרי שהאורות נדלקים מחדש.
